Prévu par la loi du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail, le passeport de prévention entre dans une phase décisive. Annoncé par le ministère du Travail dès octobre 2025 et retenu par le décret n° 2026-496 du 12 juin 2026, l’import en masse des formations est ouvert depuis le 9 juillet 2026 sur la plateforme gérée par la Caisse des dépôts. Cette fonctionnalité, attendue par les directions des ressources humaines et les services HSE, déplace un dossier technique vers le terrain stratégique : celui de la traçabilité réglementaire des compétences en prévention.
Notre conviction est simple. Cette date n’est pas un jalon administratif parmi d’autres. Elle marque le passage d’une logique déclarative artisanale, jusque-là tolérée, à une logique industrielle où la qualité des données RH conditionne la conformité de l’entreprise. Les employeurs qui n’ont pas encore nettoyé leurs historiques de formation ont intérêt à le faire avant la fin de la période transitoire, le 31 décembre 2026.
Ce que recouvre réellement le Passeport prévention
Le Passeport prévention est un service numérique adossé à Mon Compte Formation. Il centralise, pour chaque travailleur, les attestations, certificats et diplômes obtenus dans le cadre des formations en santé et sécurité au travail qui répondent aux critères réglementaires (objectif de prévention, attestation délivrée, compétences transférables). Exemples : habilitations électriques, conduite d’engins, SST, travail en hauteur, risque chimique. Jusqu’au 31 décembre 2026, l’employeur ne déclare que les formations obligatoires encadrées par la réglementation et celles requises pour un poste soumis à autorisation ou habilitation.
Plusieurs acteurs alimentent cet espace : les organismes de formation, les employeurs (ou leur expert-comptable), les entreprises de travail temporaire pour les intérimaires, les certificateurs, et le travailleur lui-même. Depuis le 16 mars 2026, l’espace employeur est ouvert (déclaration formation par formation) ; l’espace des organismes de formation l’est depuis le 28 avril 2025, et celui des titulaires ouvrira le 16 novembre 2026. Jusqu’au 9 juillet 2026, chaque formation devait être saisie manuellement, ligne par ligne, salarié par salarié. Pour une PME industrielle de 80 personnes formant régulièrement aux risques mécaniques et chimiques, cela représente plusieurs centaines de saisies par an. Pour un groupe de 5 000 collaborateurs, l’opération devient ingérable sans outil dédié.
L’import en masse change cette équation. Il permet de transmettre par fichier, en une seule opération, les formations de tout un effectif. L’import se fait par dépôt de fichier sur la plateforme, selon le format défini par la Caisse des dépôts.
Pourquoi la date du 9 juillet 2026 mérite votre attention
Le calendrier officiel prévoit l’ouverture progressive du service. L’import en masse marque la fin de la période où une saisie partielle ou en retard pouvait être justifiée par les contraintes techniques de la plateforme. À partir de cette date, l’argument de la lourdeur déclarative perd sa force.
Trois conséquences pratiques découlent de cette bascule.
Première conséquence : la traçabilité devient un enjeu de preuve. En cas d’accident du travail, d’enquête de l’inspection du travail ou de contentieux prud’homal, l’absence d’une formation pourtant suivie, mais non déclarée dans le Passeport prévention, créera une asymétrie défavorable à l’employeur. Le salarié pourra légitimement s’étonner qu’une formation qu’il a suivie ne figure pas dans son passeport officiel.
Deuxième conséquence : les écarts d’historique vont remonter à la surface. Beaucoup d’entreprises découvriront, au moment de préparer leurs fichiers d’import, que leur SIRH ou leur tableur de suivi contient des données incomplètes, des intitulés non normalisés, des dates manquantes, voire des doublons. Le nettoyage de ces bases ne s’improvise pas en quelques semaines.
Troisième conséquence : la relation avec les organismes de formation se redéfinit. Lorsque l’organisme déclare lui-même la formation, l’employeur n’a plus à le faire. Encore faut-il vérifier que la déclaration a bien été effectuée, et que les données transmises correspondent à la réalité. Le rôle de l’employeur glisse vers un contrôle qualité des flux entrants.
Les chantiers à ouvrir dès maintenant
Anticiper ne signifie pas tout faire dès demain. Il s’agit plutôt de séquencer les travaux pour que la fin de la période transitoire, le 31 décembre 2026, soit une formalité, et non un rattrapage. Nous identifions quatre chantiers prioritaires.
1. Cartographier les formations soumises à déclaration
Toutes les formations ne relèvent pas du Passeport prévention. Seules celles ayant pour finalité la santé ou la sécurité au travail entrent dans le périmètre. Une formation au management, même utile, n’a pas à y figurer. À l’inverse, une formation interne à finalité de prévention pourra y figurer si elle répond aux critères réglementaires ; pendant la période transitoire (jusqu’au 31 décembre 2026), seules les formations obligatoires encadrées par la réglementation et celles requises pour un poste soumis à autorisation ou habilitation doivent être déclarées par l’employeur.
La première étape consiste donc à dresser la liste des actions concernées : d’abord les formations obligatoires réglementaires (seules à déclarer par l’employeur jusqu’au 31 décembre 2026), puis les autres formations à finalité de prévention qui répondent aux critères réglementaires (formations recommandées par la branche, formations internes). Cette cartographie sert ensuite de référentiel pour le SIRH.
2. Normaliser les intitulés et les référentiels
Pour éviter les doublons, harmonisez les intitulés de vos formations avant l’import : un « SST recyclage » déclaré par un organisme et un « MAC sauveteur secouriste » saisi par l’employeur désignent la même formation.
Ce travail de normalisation interne, souvent négligé, conditionne la qualité de l’import. Il suppose un dialogue entre la DRH, le service formation et le service HSE.
3. Verrouiller les flux avec les organismes de formation
Demandez à chacun de vos prestataires une confirmation écrite sur deux points : effectuent-ils la déclaration au Passeport prévention pour vos salariés, et selon quel calendrier ? Conservent-ils une preuve d’envoi exploitable en cas de contrôle ?
Cette clarification évite la zone grise dans laquelle ni l’employeur ni l’organisme ne déclare, chacun supposant que l’autre s’en charge. Lorsque la formation est dispensée par un organisme de formation, c’est à l’organisme de la déclarer ; l’employeur peut vérifier cette déclaration et, si l’organisme ne déclare pas dans son délai, il doit renseigner lui-même la formation (règle applicable depuis le 9 juillet 2026). L’employeur déclare directement les formations qu’il dispense lui-même.
4. Choisir entre saisie unitaire et import par fichier
Deux modalités sont ouvertes aux employeurs : la saisie unitaire et, depuis le 9 juillet 2026, l’import en masse par dépôt de fichier. La saisie unitaire restera disponible pour les ajustements ponctuels. L’export de fichier depuis le SIRH conviendra aux entreprises dont l’éditeur a intégré le schéma officiel.
Vérifiez auprès de votre éditeur SIRH sa capacité à produire le fichier d’import. Un éditeur qui ne sait pas répondre précisément à cette question constitue un signal d’alerte.
Une objection légitime : pourquoi se précipiter ?
Certains dirigeants nous opposent un raisonnement de bon sens : le Passeport prévention n’est, à ce jour, assorti d’aucune sanction financière spécifique. Pourquoi mobiliser des ressources dès maintenant pour une obligation dont le non-respect ne se traduit pas en amende directe ?
La réponse tient en deux temps. D’une part, l’absence de sanction spécifique ne signifie pas absence de risque. La non-déclaration pourrait compliquer la preuve de la formation à la sécurité prévue par l’article L. 4141-2 du Code du travail, sans constituer pour autant une présomption légale. D’autre part, l’histoire récente du droit social français montre que les obligations déclaratives finissent par se voir adosser des dispositifs de contrôle, parfois rapidement après leur entrée en vigueur. Le DUERP en est un exemple parlant.
Attendre une sanction pour agir revient à accepter de découvrir l’urgence en même temps que tout le monde, avec des prestataires saturés et des éditeurs SIRH débordés.
Ce qui est désormais fixé
Depuis l’ouverture de l’import en masse, le format du fichier est publié sur la plateforme ; le périmètre des formations déclarables est fixé par décret (critères d’éligibilité et exclusions). Les délais de déclaration sont prolongés de trois mois jusqu’au 31 décembre 2026. Suivre ces publications fait partie de la veille minimale à organiser.
La question de fond, au-delà de la technique, est de savoir quelle gouvernance des compétences en prévention vous voulez construire dans votre entreprise. Le Passeport prévention rend visible ce qui restait souvent implicite : la cohérence entre les risques identifiés au DUERP, les formations programmées, et les compétences réellement détenues par les équipes. Êtes-vous certain que cette chaîne tient, dans votre organisation ?
Article mis à jour le 2 octobre 2026 : calendrier, règles de déclaration (art. L4141-5) et modalités d’import vérifiés auprès des sources officielles.
